Schritt 4: Betreffzeile mit Wirkung 

Die Betreffzeile ist der erste Kontaktpunkt mit deinem Empfänger – und in vielen Fällen entscheidet sie allein darüber, ob eine E-Mail geöffnet wird oder ungelesen im Papierkorb landet. E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen werden zu 26 % häufiger geöffnet. Genau deshalb verdient sie besondere Aufmerksamkeit. Eine starke Betreffzeile sollte kurz, klar und dennoch neugierig machend sein. Sie bringt die Botschaft auf den Punkt, weckt Interesse und gibt dem Leser einen guten Grund, die Mail zu öffnen. Dabei gilt: Weniger ist oft mehr. Vermeide überladene Formulierungen oder zu reißerische Aussagen, die nicht zum Inhalt passen – Authentizität und Relevanz überzeugen langfristig deutlich mehr. Wer regelmäßig verschiedene Varianten testet und auf die Reaktion seiner Zielgruppe achtet, wird schnell merken, welche Tonalität und welche Formulierungen am besten funktionieren. E-Mails mit Emojis in der Betreffzeile können Öffnungsraten um 56 % steigern!  

Schritt 5: Der Vorschautext als Geheimwaffe 

Direkt unter der Betreffzeile erscheint in den meisten E-Mail-Programmen der sogenannte Preheader – auch Vorschautext genannt. Obwohl er oft übersehen oder sogar automatisch generiert wird, bietet er eine wertvolle Möglichkeit, deine Botschaft zu verstärken. Der Preheader ist quasi die zweite Chance, Aufmerksamkeit zu gewinnen: Er ergänzt die Betreffzeile, liefert zusätzlichen Kontext oder macht neugierig auf den Inhalt der E-Mail. Wer ihn gezielt einsetzt, kann die Öffnungsrate deutlich steigern. Wichtig dabei: Der Preheader sollte nicht einfach die Betreffzeile wiederholen, sondern sie sinnvoll erweitern – kurz, klar und mit echtem Mehrwert für den Leser. Nutze diese Fläche bewusst, statt sie dem Zufall zu überlassen. 

Schritt 6: Der Absender macht den Unterschied 

E-Mails, die von einer anonymen Adresse wie „noreply@firma.de“ versendet werden, haben es schwer – sie wirken unpersönlich, technisch und oft wenig vertrauenswürdig. Viele Empfänger überfliegen solche Absender oder sortieren sie direkt aus, ohne die Nachricht überhaupt zu öffnen. Dabei lässt sich mit einem einfachen Kniff deutlich mehr Nähe und Vertrauen aufbauen: Verwende einen persönlichen Absendernamen, zum Beispiel „Anna von [Dein Unternehmen]“ oder „Max aus dem Marketingteam“. Solche Absender wirken menschlich, sympathisch und signalisieren, dass hinter der E-Mail echte Menschen stehen – nicht nur ein automatisiertes System. Dieser kleine Unterschied kann die Öffnungswahrscheinlichkeit spürbar erhöhen und legt den Grundstein für eine positivere Kommunikation.  

Schritt 7: Inhalte sinnvoll strukturieren 

Ein klar strukturierter Aufbau ist entscheidend dafür, dass deine E-Mail nicht nur geöffnet, sondern auch gelesen wird. Die Aufmerksamkeitsspanne deiner Empfänger ist oft kurz – deshalb sollte deine Botschaft auf den ersten Blick verständlich und visuell ansprechend sein. Starte mit einer aussagekräftigen Überschrift, die Interesse weckt und neugierig auf den Inhalt macht. Verwende kurze, gut lesbare Absätze und arbeite mit Zwischenüberschriften, um den Text zu gliedern. Visuelle Elemente wie Bilder, Icons oder Grafiken können dabei helfen, zentrale Aussagen zu unterstreichen und die Aufmerksamkeit gezielt zu lenken. Wichtig ist: Verliere nie das Ziel deiner Kampagne aus den Augen. Jeder Abschnitt deiner E-Mail sollte einen klaren Beitrag dazu leisten – ob es darum geht, zu informieren, zu überzeugen oder zur Handlung zu motivieren. 

Schritt 8: Ein starker Call-to-Action (CTA) 

Jede erfolgreiche E-Mail verfolgt ein Ziel – und genau darauf sollte sie auch konsequent hinführen. Der sogenannte Call-to-Action (CTA) ist dabei das zentrale Element, das deine Leser zur gewünschten Handlung bewegt. Damit das gelingt, muss der CTA klar formuliert, gut sichtbar und leicht klickbar sein. Vermeide vage Aussagen wie „Hier klicken“ und setze stattdessen auf eindeutige, handlungsorientierte Formulierungen wie „Jetzt Angebot sichern“, „Mehr erfahren“ oder „Gratis herunterladen“. Solche CTAs lassen keinen Raum für Interpretationen und vermitteln sofort, was der Empfänger als Nächstes tun soll. Auch das Design spielt eine wichtige Rolle: Der Button oder Link sollte sich optisch vom restlichen Inhalt abheben, ohne aufdringlich zu wirken. So leitest du den Blick deiner Leser gezielt und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass sie deiner Aufforderung folgen. Hierbei eignen sich Buttons besser als Textverlinkungen - dieser erzielen nämlich bis zu 28 % mehr Klicks! 

Schritt 9: Mobilfreundliches Design 

50 bis 60% der Mails werden auf mobilen Endgeräten geklickt – Tendenz steigend durch den wachsenden Smartphone Gebrauch. Das bedeutet: Wenn dein E-Mail-Design nicht auch auf dem Smartphone funktioniert, verschenkst du wertvolles Potenzial. Eine mobiloptimierte Darstellung ist heute kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Muss. Achte darauf, dass deine E-Mails auch auf kleineren Bildschirmen klar und übersichtlich wirken. Große, gut lesbare Schriftgrößen, ausreichend Weißraum zwischen den Elementen sowie klar erkennbare und leicht klickbare Buttons sorgen für eine angenehme Nutzererfahrung. 

Ebenso wichtig ist eine visuelle Hierarchie, die den Blick der Leser lenkt – vom ersten Blickkontakt bis zum Call-to-Action. Kurz gesagt: Was auf dem Desktop gut aussieht, muss mobil noch besser funktionieren. Nur so erreichst du deine Zielgruppe wirklich – jederzeit und überall. 

Schritt 10: Personalisierung nutzen 

Je relevanter eine E-Mail für den Empfänger ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie geöffnet, gelesen und auch geklickt wird. Relevanz entsteht vor allem durch Personalisierung – und die geht weit über die bloße Anrede mit dem Vornamen hinaus.  

Nutze die Informationen, die du über deine Kontakte gesammelt hast, um deine Inhalte gezielt auf deren Interessen, Standort, Verhalten oder Kaufhistorie abzustimmen. Ob individuelle Produktempfehlungen, lokal zugeschnittene Angebote oder thematisch passende Inhalte: Je besser sich der Empfänger angesprochen fühlt, desto stärker steigt die Performance deiner Kampagnen. Personalisierte E-Mails vermitteln das Gefühl, dass sie nicht „an alle“, sondern speziell für mich geschrieben wurden – und genau das schafft Aufmerksamkeit, Vertrauen und Relevanz. 

Schritt 11: Vorschau & Testläufe 

Bevor du deine E-Mail-Kampagne endgültig verschickst, solltest du unbedingt einen gründlichen Testlauf durchführen – und zwar auf allen gängigen E-Mail-Clients und Endgeräten. Denn was in einem E-Mail-Editor perfekt aussieht, kann sich je nach Anbieter und Gerät ganz unterschiedlich darstellen. Ob Gmail, Outlook oder Apple Mail – jeder Client interpretiert HTML-Code und Layouts auf eigene Weise. Deshalb ist es wichtig, die Darstellung deiner E-Mail auf Desktop, Tablet und Smartphone zu prüfen, um böse Überraschungen zu vermeiden. 

Achte dabei besonders auf die Lesbarkeit von Texten, das korrekte Laden und Zuschneiden von Bildern sowie die Funktionalität von Buttons und Links. Nur so stellst du sicher, dass deine Botschaft überall so ankommt, wie du es geplant hast – professionell, fehlerfrei und überzeugend. 

Schritt 12: Spam-Check durchführen 

Um sicherzustellen, dass deine E-Mail den Spam-Ordner meidet, solltest du typische Spam-Wörter wie „kostenlos“, „dringend“ oder „nur heute“ vermeiden. Solche Formulierungen lösen bei vielen E-Mail-Clients Alarme aus und können dazu führen, dass deine Nachricht direkt im Spam-Ordner landet – unabhängig von ihrem Inhalt. 

Aber nicht nur die Wortwahl ist entscheidend, auch die technische Qualität deiner E-Mail spielt eine wichtige Rolle. Überprüfe, dass alle Links funktionieren, keine Bilder fehlen und alle Alt-Tags korrekt ausgefüllt sind. Eine sauber strukturierte E-Mail ohne technische Mängel erhöht die Zustellbarkeit erheblich. Tools wie Mail Tester oder ähnliche Spam-Check-Tools können dir helfen, die Wahrscheinlichkeit zu prüfen, dass deine E-Mail als Spam markiert wird, bevor du sie versendest.  

Schritt 13: Rechtliche Sicherheit gewährleisten 

Stelle sicher, dass deine E-Mail den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Einhaltung der DSGVO ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern stärkt auch das Vertrauen deiner Empfänger. Dazu gehört, dass jede E-Mail einen klar sichtbaren Abmeldelink enthält, über den Empfänger sich jederzeit problemlos von deinen E-Mails abmelden können. Zudem muss jede Nachricht ein vollständiges Impressum mit den nötigen Angaben zu deinem Unternehmen enthalten. 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die dokumentierte Einwilligung des Empfängers, die belegt, dass er sich bewusst und aktiv für den Erhalt deiner E-Mails entschieden hat. Diese Anforderungen sind nicht nur rechtlich bindend, sondern auch essenziell, um die Transparenz und das Vertrauen deiner Kontakte zu wahren.