Double-Opt-In – das musst du beachten!
In Deutschland führt im E-Mail-Marketing kein Weg an Double-Opt-In vorbei. Doch viele setzen es in HubSpot entweder gar nicht oder falsch um – und riskieren damit nicht nur Abmahnungen, sondern auch eine schlechte Datenqualität. In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du den Double-Opt-in Prozess in HubSpot korrekt einrichtest und worauf du dabei unbedingt achten solltest!
Was ist ein Double-Opt-In?
Es handelt sich beim Double-Opt-in um ein zweistufiges Anmeldeverfahren. Der Nutzer trägt sich zunächst über ein Formular ein, beispielsweise für einen Newsletter. Daraufhin erhält er automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser Link angeklickt wird, gilt die Anmeldung als abgeschlossen. Dieser Prozess schützt nicht nur vor Spam-Anmeldungen und ungültigen Adressen, sondern ist auch aus rechtlicher Sicht essenziell – insbesondere in Hinblick auf die DSGVO und das deutsche UWG. Zusätzlich wirkt sich ein funktionierender Double-Opt-in positiv auf die Zustellraten aus, da nur bestätigte und echte E-Mail-Adressen in deinen Verteiler gelangen.
Wie richte ich Double-Opt-in in Hubspot ein?
Um den Double-Opt-in in HubSpot korrekt umzusetzen, ist der erste Schritt das Anlegen einer Bestätigungs-E-Mail. Dieser wird direkt im E-Mail-Tool von HubSpot erstellt, wobei darauf zu achten ist, dass beim Erstellen der E-Mail der Typ „Double Opt-In“ gewählt wird. Nur so lässt sich diese Mail später im Anmeldeprozess verwenden. Der Inhalt der Mail sollte klar, einfach und rechtskonform formuliert sein – beispielsweise mit einer freundlichen Bitte, die Anmeldung durch Klick auf einen enthaltenen Button zu bestätigen. Dieser Link wird von HubSpot automatisch generiert. Zudem empfiehlt es sich, in der Mail weitere Pflichtangaben wie das Impressum und Hinweise zum Datenschutz mit aufzunehmen. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink wird der Nutzer auf eine eigens dafür eingerichtete Bestätigungsseite weitergeleitet. Diese Seite ist nicht nur ein freundlicher Abschluss des Anmeldeprozesses, sondern auch ein relevanter Bestandteil des Nachweises, dass der Nutzer dem Empfang von E-Mails aktiv zugestimmt hat.
Nachdem die E-Mail und die Bestätigungsseite erstellt sind, geht es an die Integration in das entsprechende Formular. In den Formulareinstellungen findet sich die Möglichkeit, den Double-Opt-in zu aktivieren.
Dort kann man die zuvor erstellte Bestätigungs-E-Mail sowie die Bestätigungsseite auswählen. Ab diesem Moment ist der Prozess aktiv, und alle künftigen Formularanmeldungen laufen durch das zweistufige Verfahren. Optional, aber sehr hilfreich ist es, die HubSpot-Eigenschaft „Marketing-E-Mail-Bestätigung“ in den Kontakten sichtbar zu machen. Anhand dieses Wertes (bestätigt/ nicht bestätigt) lässt sich erkennen, ob ein Kontakt bereits den Double-Opt-in abgeschlossen hat. Diese Information kann wiederum in Workflows, Listen oder Segmentierungen verwendet werden, um z.B. nur bestätigte Kontakte mit E-Mails zu bespielen.
Häufige Fehler in der Einrichtung
In der Praxis kommt es leider immer wieder zu kleinen, aber folgenschweren Fehlern. Häufig wird die Double-Opt-in-E-Mail zwar erstellt, aber nicht veröffentlicht – in diesem Fall steht sie im Formular nicht zur Auswahl. Oder das Formular selbst ist nicht mit dem DOI-Prozess über Workflows zusammenzubauen. Technisch ist das in HubSpot zwar möglich, rechtlich aber problematisch, da in diesem Fall kein offizieller Klicknachweis mit Zeitstempel in HubSpot hinterlegt wird – ein wichtiges Argument im Streitfall. Wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt ausschließlich die offizielle DOI-Funktion von HubSpot.
Übrigens: Du brauchst nicht für jedes Formular eine eigene Double-Opt-In-Mail. Eine zentral formulierte Bestätigungsmail reicht völlig aus – vorausgesetzt, sie ist neutral gehalten und nicht auf einen bestimmten Leadmagneten bezogen. Besonders bei mehreren Formularen auf deiner Website spart das Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Mit gezielten Weiterleitungen auf unterschiedliche Bestätigungsseiten kannst du trotzdem den Kontext erhalten, z.B. ob sich jemand für den Newsletter, ein E-Book oder ein Webinar angemeldet hat.
Tanja Fauck
